大石桥市文明志愿者协会印章、文件管理制度

大石桥市文明志愿者协会印章、文件管理制度

第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《社会团体登记管理条例》和《大石桥市文明志愿者协会章程》制定本制度。

第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处授权行政处是本会印章、文件管理的责任部门；行政处常务副处长协助秘书长管理本会印章和文件，各办事机构、分支机构依照本管理制度履行职责。

第三条 本会行文使用三个文号，即“大文志协”和“大文志协秘”、“大文志协团”。“大文志协”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员及会员单位等的正式文件，该文号须加盖本会印章。“大文志协秘”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各办事机构具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号须加盖秘书处印章。“大文志协团”是以协会团委名义发出的文件，主要是处理协会团委事务发布文件使用，该文号须加盖团委印章。

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对”的原则。分管副秘书长对文件负责审核，报会长、秘书长或团委书记批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条 以“大文志协”发出的各类文件需经本会法定代表人签发（发展委员会、督查委员会发布的为准，不签署签发人），以“大文志协秘”发出的各类文件需经本会秘书长签发，以“大文志协团”发出的各类文件需经本会团委书记签发。

第六条 行文执行登记制度，由秘书处授权行政处负责。

第七条 各类文件行文需使用《大石桥市文明志愿者协会行文呈批表》。

第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处授权行政处负责接收、登记、呈批和归档。

第九条 行政处根据来文来函的保密等级填写《大石桥市文明志愿者协会文件传阅处理表》，报会长、副会长或秘书长阅批。

第十条 每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并授权行政处负责此项工作。

第十三条 “大石桥市文明志愿者协会”、“大石桥市文明志愿者协会秘书处”“大石桥市文明志愿者协会团委”印章使用的审批权限由本会理事会审议核定。

第十四条 本会财务专用章、发票专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十五条 本会志愿者登记注册审批章由秘书处分管副秘书长负责保管，按协会志愿者管理办法审批志愿者登记时使用。

第十六条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，在获得会长或秘书长的许可之后，方可将协会印章带离协会办公场所使用。

第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由秘书处授权行政处负责保管，经本会法定代表人批准后开具，并留底备查。

第十七条 本制度经2019年8月10日理事会审议通过后生效，由理事会解释。